Lettre type
Cher Client,
CONCERNE : Lettre de Mission société en régie – (Société et numéro BCE)
Conformément à notre agréable entrevue, nous vous adressons la présente lettre de mission afin de vous confirmer que nous sommes disposés à nous charger de la tenue de la comptabilité de votre société avec effet au XXXXX. Nos honoraires vous seront facturés en régie aux taux horaires en vigueur en fonction des prestations réalisées.
Nous tiendrons une comptabilité informatisée dite complète en nos bureaux sur base de la transmission mensuelle des documents (Factures d’achats, de ventes, livre de recettes, extraits bancaires et livre de caisse) aux environs du 10 du mois qui suit chaque fin de mois. Le livre de caisse et le livre de recettes seront tenus par vos soins suivant nos recommandations. Nous déposerons trimestriellement vos déclarations TVA. Nous établirons annuellement vos comptes de fin d’année au 31/12 de chaque année, la déclaration fiscale de la société et la déclaration fiscale IPP des dirigeants. Pour pouvoir respecter les délais légaux pour le dépôt de vos déclarations fiscales, nous vous demandons de nous déposer vos documents et attestations pour le 31 mai au plus tard.
Nous établirons des situations comptables intermédiaires à chacune de vos demandes. Afin d’optimaliser cette situation, nous vous demandons de nous transmettre une estimation de votre inventaire et travaux en cours à chaque demande.
Nos services comprennent également les conseils divers en matière comptable, fiscale, sociale et de gestion chaque fois que vous nous solliciterez. Nous sommes également à votre disposition pour toutes missions exceptionnelles telles que contrôle fiscal, TVA ou sociale, demande de crédit, plan financier, demande de dispense, demande de subside, transformation de société, assistance informatique ou autres. Celles-ci feront également l’objet d’une facturation au taux horaire en vigueur.
Notre taux horaire est actuellement de 55,00 € à 95,00 €/HTVA en fonction des prestations et des prestataires. Celui-ci sera indexé annuellement au 1er janvier suivant l’index santé des prix à la consommation avec l’index de décembre comme référence.
Nos factures vous seront adressées à chaque fin de mois. Celles-ci sont payables au grand comptant dès réception c-à-d dans les 8 jours de la date d’envoi. En cas de rappel, une indemnité de procédure de 50 € par rappel vous sera imputée ainsi que le calcul des intérêts de retard au taux de 10 % l’année.
Nous cesserons toute prestation en votre dossier si, malgré nos rappels, nos factures sont encore impayées au bout de 2 mois jusqu’à régularisation. Si le retard n’est pas régularisé dans les 6 mois, la Fiduciaire pourra mettre fin définitivement à la collaboration mise en place par la présente lettre de mission moyennant un simple écrit.
Toute contestation de notre facturation devra nous être parvenue par recommandé dans les 8 jours de la date d’envoi sous peine de non-recevabilité.
Il est entendu que c’est la société qui est débitrice de nos honoraires et c’est à elle que sera adressé nos factures. Toutefois, il est clairement convenu entre nous que, en tant que gérant de la société, vous vous déclarez codébiteur de nos honoraires et que, si la société faisait défaut, vous vous engagez à nous solder sur vos propres deniers par simple signature de la présente.
Afin de faciliter notre gestion de votre dossier, nous vous saurions gré de nous retourner les procurations TVA et fiscale ci-jointes signées ce qui vaudra acceptation de la présente lettre de mission. Vous trouverez également en annexe le formulaire de déclaration de bénéficiaire effectif que nous vous saurions gré de nous retourner signé avec une copie de votre carte d’identité.
Pour le dépôt des déclarations fiscales IPP par internet, nous avons besoin de votre signature électronique afin d’établir la procuration TAX ON WEB. Nous vous saurions donc gré de prendre rendez-vous en nos bureaux muni de votre carte d’identité et de votre code pin. Si vous êtes marié ou cohabitant légal, il nous faut également la carte d’identité et le code pin de votre conjoint. Nous en profiterons pour établir également les autres procurations électroniques …
Nous joignons également copie du courrier adressé ce jour à notre confrère, Monsieur ……………….., votre ancien comptable, pour la récupération de votre dossier. Comme convenu ensemble, nous sommes également disposés à clôturer votre Bilan au XXXXXX sur base de la comptabilité de notre confrère et déposer vos déclarations fiscales société et IPP des revenus XXXX.
Cette mission vous sera facturée en régie au taux horaire en vigueur.
Nous attirons votre attention sur le fait que l’administration fiscale a émis une instruction interne le 27 juillet 2011 obligeant l’application de la cotisation spéciale de 309 % lors de la constatation de frais privés pris en charge par la société et non compensés par une rémunération, un avantage de toute nature taxable chez le bénéficiaire ou une comptabilisation en compte courant.
Hormis l’avantage de toute nature voiture qui est connu de tous, il existe des avantages forfaitaires chiffrés par l’article 18 de l’AR du CIR92, comme par exemple :
- Mise à disposition gratuite d’une habitation ;
- Fourniture gratuite de chauffage ou de l’électricité à des fins autres que le chauffage ;
- Utilisation à des fins personnelles d’un PC ou d’une connexion internet ;
- Mise à disposition d’une ligne téléphonique ou GSM.
Cette liste non exhaustive reprend les principaux avantages évalués forfaitairement. Il est clair que tout autre avantage dont vous pourriez bénéficier de votre société, tel que mise à disposition d’une camionnette ou autre, doivent faire l’objet d’une évaluation à la valeur réelle qu’ils ont pour le bénéficiaire de l’avantage comme le défini l’article 36 du CIR92 et être taxé en avantage de toutes natures.
Toutes dépenses privées prises en charge par la société n’ayant pas fait l’objet d’une taxation en avantage de toutes natures pourraient, suite à un contrôle fiscal, faire l’objet d’une taxation à 309 % sur la société sans que notre Fiduciaire puisse en porter la moindre responsabilité…
La loi-programme du 19 décembre 2014, publiée le 29 décembre 2014 a réduit significativement le taux applicable ; le taux est désormais porté de 309 % à 103 % (100% + 3 % de ccc) et lorsque le contribuable peut démontrer que le bénéficiaire de l’avantage est une personne morale, le taux est fixé à 51,5 %. (50% + 3% de ccc).
Nous vous suggérons toutefois d’éviter de mettre ce genre de dépenses dans les factures que vous nous transmettez pour la tenue de votre comptabilité et nous vous invitons à attirer notre attention sur les dépenses qui seraient mixtes ; en partie professionnelle et privée.
Vous vous engagez à nous fournir les informations correctes et actualisées sur les bénéficiaires effectifs et à nous communiquer tout changement ultérieur impliquant une adaptation éventuelle dans le registre UBO ; et ceci dans les 15 jours après avoir pris connaissance du changement.
Faute de ce faire, nous serons déchargés de toute responsabilité pour le non-respect des obligations légales applicables en la matière.
En tant que professionnel, nous nous engageons, ainsi que nos collaborateurs, dans le cadre des missions qui nous sont confiées à respecter le secret professionnel. Toutefois, veuillez noter que nous sommes soumis à la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Notre Fiduciaire ne traite techniquement les données du Client que pour rendre le service proposé, et certifie ne pas les utiliser pour tout autre usage que ce soit à son profit ou au profit de tiers. Conformément à la RGPD, les données personnelles sont stockées et traitées sur des serveurs situés exclusivement sur le territoire de l’Union Européenne et ne font l’objet d’aucun transfert hors de l’Union Européenne.
Le Client est seul propriétaire des données, notamment personnelles, qui sont traitées par nos services. En cas de résiliation de la présente collaboration, quelle qu’en soit la cause, les données, notamment personnelles, du Client lui seront intégralement restituées. Notre Fiduciaire s’engage à se conformer à toute instruction écrite de la part du Client à cet égard.
Le client indique clairement dans ce contexte qu’il accepte le traitement proposé de ses données à caractère personnel. Il ne saurait dès lors être question de consentement en cas de silence, par défaut ou d’inactivité. Le consentement donné est valable pour toutes les activités de traitement ayant les finalités qui lient le client et notre Fiduciaire dans le cadre de cette lettre de mission.
Depuis le 1er août 2013, un certain nombre de modifications de la législation relative à la continuité des entreprises (LCE) sont entrées en vigueur.
Les experts-comptables et les réviseurs d’entreprises n’ont pas seulement un rôle dans la certification de l’information financière.
Ils ont aussi depuis, tout comme les conseillers fiscaux, l’obligation légale de contribuer à l’enquête commerciale. En effet, ils sont désormais tenus d’informer le tribunal lorsqu’ils constatent, dans l’exercice de leur mission, des faits graves et concordants susceptibles de compromettre la continuité de l’entreprise et que le conseil d’administration de l’entreprise en question ne prend pas les mesures nécessaires pour assurer cette continuité.
Ainsi, le client s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier quel qu’il soit.
Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps toutes les informations nécessaires. Le seul non-respect des délais impartis suffit pour décharger le professionnel de ses obligations sans autre formalité.
Dès lors, nous soulignons que la présente est pour notre fiduciaire une obligation de moyen, c-à-d que notre bureau met tout en œuvre pour vous aider à respecter les obligations et délais légaux, mais n’est clairement pas une obligation de résultat.
La responsabilité du professionnel est limitée aux montants et couvertures repris dans le modèle de la police responsabilité civile professionnelle de l’institut tel que y a souscrit notre fiduciaire.
La convention est censée être conclue pour une durée indéterminée.
Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :
- des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
- des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
- un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans la présente lettre de mission.
- en cas de procédure d’insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes, PRJ ou d’incapacité manifeste du client.
En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.
Le professionnel et/ou le client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les procurations attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier recommandé.
En cas de litige et à défaut d’accord conjoint préalable du client et du professionnel, le différend sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Huy.
En vous remerciant de votre confiance, nous vous adressons, Cher Client, l’expression de nos sentiments les plus dévoués.