Lettre type
Cher Client,
CONCERNE : Lettre de Mission IPP en régie – (BCE )
Conformément à notre agréable entrevue, nous vous adressons la présente lettre de mission afin de vous confirmer que nous sommes disposés à nous charger de la tenue de la comptabilité de votre activité d’indépendant avec effet au xxxx . Nos honoraires vous seront facturés en régie aux taux horaires en vigueur en fonction des prestations réalisées.
Nous tiendrons une comptabilité informatisée simplifiée en nos bureaux sur base de la transmission mensuelle des documents (Factures d’achats, de ventes, livre de recettes) aux environs du 10 du mois qui suit chaque fin de mois. Le livre de recettes sera tenu par vos soins suivant nos recommandations. Nous déposerons trimestriellement vos déclarations TVA.
Annuellement, nous établirons vos comptes de fin d’année et déclarations fiscales Personnes Physiques. Pour pouvoir respecter les délais légaux pour le dépôt de votre déclaration fiscale, nous vous demandons de nous déposer vos attestations pour le 31 mai au plus tard.
Nous établirons des situations comptables intermédiaires à chacune de vos demandes. Afin d’optimaliser cette situation, nous vous demandons de nous transmettre une estimation de votre inventaire et travaux en cours à chaque demande.
Nos services comprennent également les conseils divers en matière comptable, fiscale, sociale et de gestion chaque fois que vous nous solliciterez. Nous sommes également à votre disposition pour toutes missions exceptionnelles telles que contrôle fiscal, TVA ou sociale, demande de crédit, plan financier, demande de dispense, demande de subside, passage en société, assistance informatique ou autres. Celles-ci feront également l’objet d’une facturation au taux horaire en vigueur.
Notre taux horaire est actuellement de 55,00 € à 95,00 €/HTVA en fonction des prestations et des prestataires. Celui-ci sera indexé annuellement au 1er janvier suivant l’index santé des prix à la consommation avec l’index de décembre comme référence.
Nos factures vous seront adressées à chaque fin de mois. Celles-ci sont payables au grand comptant dès réception c-à-d dans les 8 jours de la date d’envoi. En cas de rappel, une indemnité de procédure de 50 € par rappel vous sera imputée ainsi que le calcul des intérêts de retard au taux de 10 % l’année.
Nous cesserons toute prestation en votre dossier si, malgré nos rappels, nos factures sont encore impayées au bout de 2 mois jusqu’à régularisation. Si le retard n’est pas régularisé dans les 6 mois, la Fiduciaire pourra mettre fin définitivement à la collaboration mise en place par la présente lettre de mission moyennant un simple écrit.
Toute contestation de notre facturation devra nous être parvenue par recommandé dans les 8 jours de la date d’envoi sous peine de non-recevabilité.
Afin de faciliter notre gestion de votre dossier, nous vous saurions gré de nous retourner les procurations fiscales ci-jointes signées ce qui vaudra acceptation de la présente lettre de mission. Vous trouverez également en annexe le formulaire de déclaration de bénéficiaire effectif que nous vous saurions gré de nous retourner signé avec une copie de votre carte d’identité.
Pour le dépôt des déclarations fiscales par internet, nous avons besoin de votre signature électronique afin d’établir la procuration TAX ON WEB. Nous vous serions donc gré de prendre rendez-vous en nos bureaux muni de votre carte d’identité et de votre code pin. Si vous êtes marié ou cohabitant légal, il nous faut également la carte d’identité et le code pin de votre conjoint
Nous joignons également copie du courrier adressé ce jour à notre confrère, Monsieur ……………….., votre ancien comptable, pour la récupération de votre dossier. Comme convenu ensemble, nous sommes également disposés à clôturer votre Compte d’exploitation au XXXXXX sur base de la comptabilité de notre confrère et déposer votre déclaration fiscale IPP des revenus XXXX.
Cette mission vous sera facturée en régie au taux horaire en vigueur.
Nous vous invitons à annoter vos factures que vous nous transmettez et d’attirer notre attention sur les dépenses qui seraient mixtes ; en partie professionnelle et privé. Nous vous rappelons que vos factures de ventes comme vos factures d’achats doivent être acquittées de votre main par exemple par les mentions manuscrites « payé cash », « payé Bancontact », « Payé Banque extrait … », etc …
En tant que professionnel, nous nous engageons, ainsi que nos collaborateurs, dans le cadre des missions qui nous sont confiées à respecter le secret professionnel. Toutefois, veuillez noter que nous sommes soumis à la législation relative à la prévention de l’utilisation du système financier aux fins de blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Notre Fiduciaire ne traite techniquement les données du Client que pour rendre le service proposé, et certifie ne pas les utiliser pour tout autre usage que ce soit à son profit ou au profit de tiers. Conformément à la RGPD, les données personnelles sont stockées et traitées sur des serveurs situés exclusivement sur le territoire de l’Union Européenne et ne font l’objet d’aucun transfert hors de l’Union Européenne.
Le Client est seul propriétaire des données, notamment personnelles, qui sont traitées grâce au service. En cas de résiliation de la présente collaboration, quelle qu’en soit la cause, les données, notamment personnelles, du Client lui seront intégralement restituées. Notre Fiduciaire s’engage à se conformer à toute instruction écrite de la part du Client à cet égard.
Le client indique clairement dans ce contexte qu’il accepte le traitement proposé de ses données à caractère personnel. Il ne saurait dès lors être question de consentement en cas de silence, par défaut ou d’inactivité. Le consentement donné est valable pour toutes les activités de traitement ayant les finalités qui lient le client et notre Fiduciaire dans le cadre de cette lettre de mission.
Depuis le 1er août 2013, un certain nombre de modifications de la législation relative à la continuité des entreprises (LCE) sont entrées en vigueur.
Les experts-comptables et les réviseurs d’entreprises n’ont pas seulement un rôle dans la certification de l’information financière. Ils ont aussi depuis, tout comme les conseillers fiscaux, l’obligation légale de contribuer à l’enquête commerciale. En effet, ils sont désormais tenus d’informer le tribunal lorsqu’ils constatent, dans l’exercice de leur mission, des faits graves et concordants susceptibles de compromettre la continuité de l’entreprise et que le conseil d’administration de l’entreprise en question ne prend pas les mesures nécessaires pour assurer cette continuité.
Ainsi, le client s’engage à informer le professionnel de tout défaut de paiement, dès la première échéance de retard, à l’égard de toute administration, fiscale, sociale ou de tout autre créancier quel qu’il soit.
Eu égard à la mission confiée au professionnel, le client s’engage scrupuleusement à collaborer et à fournir précisément et à temps toutes les informations nécessaires. Le seul non-respect des délais impartis suffit pour décharger le professionnel de ses obligations sans autre formalité.
Dès lors, nous soulignons que la présente est pour notre fiduciaire une obligation de moyen, c-à-d que notre bureau met tout en œuvre pour vous aider à respecter les obligations et délais légaux, mais n’est clairement pas une obligation de résultat.
La responsabilité du professionnel est limitée aux montants et couvertures repris dans le modèle de la police responsabilité civile professionnelle de l’institut tel que y a souscrit notre fiduciaire.
La convention est censée être conclue pour une durée indéterminée.
Dans tous les cas, le professionnel peut mettre fin à tout moment à la convention sans délai de préavis et sans indemnité, lorsque des raisons rendent la poursuite de la collaboration professionnelle impossible, telles que :
- des circonstances mettant en péril l’indépendance du professionnel ;
- des circonstances rendant impossible l’exécution de la mission, conformément aux normes professionnelles et déontologiques ;
- un (des) manquement(s) manifeste(s) du client à ses propres obligations, telles que décrites dans la présente lettre de mission.
- en cas de procédure d’insolvabilité, de dissolution, de règlement collectif de dettes, PRJ ou d’incapacité manifeste du client.
En cas de faillite du client, la convention est résolue de plein droit.
Le professionnel et/ou le client pourront en tout temps résilier la présente convention et/ou les procurations attenant à la lettre de mission moyennant l’envoi d’un courrier recommandé.
En cas de litige et à défaut d’accord conjoint préalable du client et du professionnel, le différend sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Huy.
En vous remerciant de votre confiance, nous vous adressons, Cher Client, l’expression de nos sentiments les plus dévoués.